INFORMATION RESOURCES MANAGEMENT (IRM)

Definisi

IRM adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen. Tipe-tipe dari sumber informasi dapat berupa informasi umum, informasi dari para spesialis, para pemakai, fasilitas-fasilitas, database, software, hardware.

Tiga Unsur Penerapan IRM

Perencanaan manajemen puncak dari suatu perusahaan yang akan menetapkan penggunaan komputerisasi yang akan berguna untuk mengetahui penciptaan sumber informasi dan pengelolaannya Information resources management (IRM), jika perusahaan akan menerapkan IRM maka harus ada tiga unsur, yaitu :

1. Eksekutif puncak bagian komputer melaporkan secara langsung kepada pimpinan yang disebut Chief Information Officer (CIO)

2. CIO turut ambil bagian dengan Eksekutif lain dalam menyusun rencana jangka panjang untuk organisasi

3. Rencana jangka panjang harus dibuat agar kebutuhan informasi dapat memberi kepuasan pelayanan melalui komputerisasi personal, dll

Informasi sebagai sumber strategis

·         Informasi merupakan salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif.

Caranya : Dengan memfokuskan pada pelanggan & membangun sistem informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya.

·         Arus Informasi antara perusahaan dan pelanggan :

-          Informasi yang menerangkan kebutuhan produk

-          Informasi yang menerangkan penggunaan produk

-          Informasi yang menerangkan kepuasan produk

Model Information Resources Management

CIO (Chief Information Officer)

v  Kepala bagian Informasi turut berperan dalam pembuatan keputusan penting dalam perusahaan & memberi laporan langsung ke eksekutif.

v  Sebutan lain dari CIO : Direktur SIM, Vice President SIM

v  Tugas CIO :

-          Mempelajari bisnis & teknologinya

-          Menjalin kemitraan dengan unit bisnis & manajemen

-          Fokus memperbaiki proses bisnis dasar

-          Memperkirakan biaya sistem informasi dalam bisnis

-          Membangun kredibilitas dengan mengirim service yang terpecaya.

SPIR ( Strategic Planning for Information Resources)

v  Perencanaan strategic merupakan perencanaan yang paling memerlukan perhatian. Karena memerlukan perkiraan yang matang untuk dapat mencapai tujuan organisasi pada masa sekarang dan akan datang.

v  Gagasan utama dari SPIR adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan sumber-sumber informasi. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk pencapaian tujuan.

v  Perencanaan yang digunakan Top Down :

Langkah pertama adalah menentukan tujuan organisasi kemudian direncanakan aktifitas setiap unit perusahaan.

v  Pendekatan-pendekatan Top Down :

1.      BSP IBM (Business System Planning)

Ø  Pendekatan studi total

Ø  Setiap manajer diinterview untuk menentukan kebutuhan informasi, kemudian sistem diimplementasikan sesuai dengan kebutuhan informasi.

2.      CSF (Critical Success Factor)

Ø  Perencanaan sumber informasi dengan mengidentifikasi kunci keberhasilan yang nenentukan keberhasilan dan kegagalan

3.      Transformasi susunan strategis

Ø  Misi, Tujuan, strategi dari perusahaan merupakan dasar tujuan, batasan, strategi perencanaan sistem.

Ø  Proses pentransformasian dari susunan strategi organisasi menjadi susunan strategi SIM dinamakan proses perencanaan strategi SIM

Usaha-usaha yang diperlukan untuk mencapai IRM yang sukses adalah :

Ø  Perusahaan berusaha untuk menggunakan informasi untuk mencapai keuntungan kompetitif.

Ø  Para eksekutif harus menyadari bahwa pelayanan informasi sebagai area fungsional.

Ø  Para eksekutif harus mengakui keberadaan CIO

Ø  Para eksekutif harus memasukkan sumber-sumber informasi dalam perencanaan strategi.

Ø  Adanya perencanaan strategi formal untuk sumber-sumber informasi

Ø  Perencanaan strategis juga mengatur pemakai komputer.

Kesimpulan

IRM adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen. IRM/Manajemen Sumber Informasi ini sangat diperlukan dan berperan penting dalam manajemen sebagai sumber informasi yang dapat meningkatkan perkembangan dan kemajuan dari suatu perusahaan untuk mencapai target dan tujuan yang diinginkan.

Pengelolaan Sumber Informasi yang dilakukan secara benar akan dapat menguntungkan perusahaan tersebut. Konsep manajemen sumber informasi ini akan mendapatkan beberapa keuntungan kompetitif bila terjalin hubungan yang baik antara elemen – elemen, diperlukan arus informasi dengan semua elemen – elemen lingkungannya, dan adanya efisiensi operasi internal. Namun, informasi yang diperoleh juga harus ditimbang dan diteliti keakuratannya terlebih dahulu agar tidak menjadi sebuah informasi yang kosong saja, semua ini merupakan sebuah siklus hidup untuk membuat sistem yang berkualitas.